Lấy hàng theo cụm
Lấy hàng theo cụm là một phương pháp thực hiện đơn hàng trong kho, trong đó một người lấy hàng thu thập nhiều đơn hàng cùng một lúc trong một lần đi qua kho. Thay vì hoàn thành từng đơn hàng một, người lấy hàng sẽ điều hướng theo một tuyến đường được chỉ định, thu thập các mặt hàng cho nhiều đơn hàng khách hàng riêng biệt theo lô. Điều này trái ngược với việc lấy hàng theo đơn lẻ, nơi mỗi đơn hàng được xử lý riêng lẻ. Về mặt chiến lược, lấy hàng theo cụm nhằm mục đích giảm thời gian di chuyển – một thành phần đáng kể trong tổng chi phí thực hiện đơn hàng – bằng cách hợp nhất việc lấy mặt hàng thành một hành trình duy nhất. Phương pháp này đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng cao, sự đa dạng lớn về SKU và nhu cầu sử dụng tài nguyên hiệu quả. Việc triển khai lấy hàng theo cụm có thể tác động trực tiếp đến các chỉ số hiệu suất chính như thời gian chu kỳ đơn hàng, độ chính xác khi lấy hàng và chi phí nhân công, cuối cùng là cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể và sự hài lòng của khách hàng.
Hiệu quả của lấy hàng theo cụm bắt nguồn từ việc tối ưu hóa sự di chuyển của người lấy hàng trong môi trường kho. Các phương pháp lấy hàng truyền thống thường dẫn đến việc di chuyển thừa thãi vì người lấy hàng liên tục đi qua các lối đi để hoàn thành các đơn hàng riêng biệt. Bằng cách nhóm các đơn hàng có mặt hàng nằm gần nhau, lấy hàng theo cụm giảm thiểu sự di chuyển lãng phí này, dẫn đến tăng năng suất đáng kể. Phương pháp này có thể thích ứng với nhiều bố cục kho và công nghệ lấy hàng khác nhau, bao gồm lấy hàng thủ công, hệ thống pick-to-light và xe tự hành có hướng dẫn (AGV). Ngoài việc giảm chi phí, lấy hàng theo cụm còn có thể cải thiện công thái học cho người lao động bằng cách giảm căng thẳng thể chất liên quan đến chuyển động lặp đi lặp lại và khoảng cách di chuyển kéo dài. Điều này góp phần tạo ra một lực lượng lao động gắn kết và năng suất hơn, tiếp tục nâng cao các lợi ích của việc triển khai.
Nguồn gốc của lấy hàng theo cụm có thể được truy ngược về cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990 khi các hệ thống quản lý kho (WMS) trở nên tinh vi hơn và các doanh nghiệp tìm cách cải thiện hiệu quả để đáp ứng nhu cầu thương mại điện tử ngày càng tăng. Các triển khai ban đầu phần lớn là thủ công, dựa vào danh sách lấy hàng theo lô và các thuật toán định tuyến tối ưu hóa trong WMS. Việc giới thiệu công nghệ quét mã vạch và nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) vào những năm 2000 đã tinh chỉnh hơn nữa quy trình, cho phép nhận dạng và theo dõi mặt hàng chính xác và hiệu quả hơn. Sự bùng nổ của thương mại điện tử trong những năm 2010 đã thúc đẩy sự đổi mới đáng kể trong các kỹ thuật lấy hàng theo cụm, với việc áp dụng các công nghệ như lấy hàng bằng giọng nói, hệ thống pick-to-light và AGV. Những tiến bộ hiện tại tập trung vào việc tích hợp lấy hàng theo cụm với robot, trí tuệ nhân tạo và học máy để tối ưu hóa tuyến đường, dự đoán nhu cầu và tự động hóa toàn bộ quy trình thực hiện đơn hàng.
Lấy hàng theo cụm, mặc dù tập trung vào hoạt động, đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chuẩn cơ bản liên quan đến an toàn kho bãi, bảo mật dữ liệu và quản lý hàng tồn kho. Việc tuân thủ các quy định của Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) về chiều rộng lối đi, xử lý tải và giao thông của người đi bộ là tối quan trọng. Các giao thức bảo mật dữ liệu, như được nêu trong các khuôn khổ như ISO 27001, phải bảo vệ thông tin đơn hàng và khách hàng trong suốt quá trình lấy hàng và thực hiện đơn hàng. Độ chính xác của hàng tồn kho là rất quan trọng; do đó, việc kiểm kê chu kỳ và kiểm toán hàng tồn kho thường xuyên, phù hợp với Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung (GAAP), là điều cần thiết. Quản trị phải thiết lập các vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho việc phân bổ đơn hàng, tối ưu hóa tuyến đường lấy hàng và xử lý các trường hợp ngoại lệ. Các Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn (SOP) phải nêu chi tiết quy trình xác minh các mặt hàng đã lấy, đóng gói đơn hàng và chuẩn bị chúng để vận chuyển, đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu lỗi. Hơn nữa, việc tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu liên quan, chẳng hạn như GDPR hoặc CCPA, là rất quan trọng khi xử lý dữ liệu khách hàng liên quan đến đơn hàng.
Cơ chế lấy hàng theo cụm liên quan đến việc WMS xác định các đơn hàng có mặt hàng nằm gần nhau. Hệ thống sau đó tạo danh sách lấy hàng hoặc hướng dẫn người lấy hàng thông qua thiết bị đeo được (giọng nói, máy quét RF hoặc pick-to-light) để thu thập các mặt hàng cho nhiều đơn hàng cùng một lúc. Các thuật ngữ chính bao gồm “kích thước lô” (số lượng đơn hàng được lấy trong một lần đi), “thời gian di chuyển” (thời gian di chuyển giữa các vị trí), “tốc độ lấy hàng” (số mặt hàng lấy được mỗi giờ) và “tỷ lệ hoàn thành đơn hàng” (phần trăm đơn hàng được vận chuyển đầy đủ và đúng hạn). Các KPI quan trọng bao gồm “số lần lấy hàng mỗi giờ”, “khoảng cách di chuyển trên mỗi đơn hàng”, “thời gian chu kỳ đơn hàng”, “tỷ lệ chính xác khi lấy hàng” và “chi phí nhân công trên mỗi đơn hàng”. Việc đo lường thường đạt được thông qua việc thu thập dữ liệu thời gian thực bằng cách sử dụng WMS và tích hợp với các hệ thống quản lý lao động (LMS). Các tiêu chuẩn khác nhau đáng kể tùy theo ngành và quy mô kho, nhưng một hoạt động lấy hàng theo cụm được tối ưu hóa tốt thường đạt tốc độ lấy hàng từ 60-120 mặt hàng mỗi giờ với tỷ lệ chính xác vượt quá 99,5%.
Trong các hoạt động kho bãi và thực hiện đơn hàng, lấy hàng theo cụm thường được triển khai với một ngăn xếp công nghệ bao gồm WMS mạnh mẽ (ví dụ: Manhattan Associates, Blue Yonder, SAP EWM), LMS và giải pháp quản lý thiết bị di động (MDM). Người lấy hàng được trang bị máy quét RF hoặc hệ thống lấy hàng bằng giọng nói, được hướng dẫn bởi các tuyến đường tối ưu hóa do WMS tạo ra. Ví dụ, một nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba (3PL) phục vụ nhiều khách hàng thương mại điện tử có thể sử dụng lấy hàng theo cụm để hợp nhất các đơn hàng từ các thương hiệu khác nhau vào một lần lấy hàng duy nhất, giảm chi phí nhân công từ 20-30%. Một kết quả có thể đo lường được là giảm thời gian chu kỳ đơn hàng trung bình từ 24 giờ xuống còn 12 giờ. Việc tích hợp với các hệ thống xử lý vật liệu tự động như băng tải và hệ thống phân loại càng nâng cao hiệu quả. Việc triển khai hệ thống pick-to-light có thể tăng độ chính xác khi lấy hàng lên 99,9%, giảm thiểu các lỗi và hàng trả lại tốn kém.
Lấy hàng theo cụm hỗ trợ thực hiện đơn hàng đa kênh bằng cách cho phép xử lý hiệu quả các đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau – trực tuyến, tại cửa hàng và bán buôn. Bằng cách hợp nhất các đơn hàng từ các nguồn khác nhau, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc phân bổ hàng tồn kho và giảm thời gian thực hiện đơn hàng. Ví dụ, một nhà bán lẻ có cả cửa hàng vật lý và trang web thương mại điện tử có thể sử dụng lấy hàng theo cụm để hoàn thành các đơn hàng trực tuyến và bổ sung kệ hàng của cửa hàng cùng một lúc. Cách tiếp cận tích hợp này cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách đảm bảo tính sẵn có của sản phẩm và giao hàng nhanh hơn. Khả năng hiển thị đơn hàng theo thời gian thực và dữ liệu hàng tồn kho chính xác là rất quan trọng để cung cấp trải nghiệm khách hàng liền mạch. Phân tích dữ liệu lấy hàng cũng có thể tiết lộ thông tin chi tiết về sở thích của khách hàng và các mô hình nhu cầu, cho phép các doanh nghiệp cá nhân hóa các ưu đãi và cải thiện việc lập kế hoạch hàng tồn kho.
Từ góc độ tài chính, lấy hàng theo cụm cung cấp dữ liệu chi tiết cho kế toán chi phí và phân tích hiệu suất. WMS theo dõi chi phí nhân công, khoảng cách di chuyển và thời gian lấy hàng, cho phép các doanh nghiệp tính toán chi phí trên mỗi đơn hàng và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Việc tuân thủ các quy định của ngành (ví dụ: yêu cầu tuần tự hóa đối với dược phẩm) có thể được đảm bảo thông qua theo dõi dữ liệu mạnh mẽ và nhật ký kiểm toán. Các bảng điều khiển phân tích cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực về các chỉ số hiệu suất chính, cho phép ra quyết định chủ động. Khả năng kiểm toán được tăng cường thông qua nhật ký lấy hàng chi tiết và hồ sơ giao dịch. Các khả năng báo cáo cho phép các doanh nghiệp theo dõi xu hướng, xác định các điểm nghẽn và đo lường lợi tức đầu tư (ROI) của các sáng kiến lấy hàng theo cụm.
Việc triển khai lấy hàng theo cụm có thể đưa ra một số thách thức. Những thách thức này bao gồm nhu cầu về bản đồ kho chính xác, các chiến lược phân bổ vị trí tối ưu và đào tạo hiệu quả cho người lấy hàng. Sự phản kháng thay đổi từ nhân viên đã quen với các phương pháp lấy hàng truyền thống là điều phổ biến. Khoản đầu tư ban đầu vào công nghệ (nâng cấp WMS, máy quét RF, v.v.) có thể đáng kể. Dự báo nhu cầu chính xác và quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng để tối đa hóa lợi ích của lấy hàng theo cụm. Quản lý thay đổi đòi hỏi giao tiếp rõ ràng, sự tham gia của nhân viên và hỗ trợ liên tục. Các cân nhắc về chi phí bao gồm phí cấp phép phần mềm, chi phí phần cứng, chi phí đào tạo và sự gián đoạn tiềm ẩn đối với các hoạt động hiện có. Một cách tiếp cận triển khai theo giai đoạn có thể giảm thiểu rủi ro và giảm thiểu sự gián đoạn.
Mặc dù có những thách thức, lấy hàng theo cụm mang lại những cơ hội chiến lược đáng kể. Bằng cách giảm chi phí nhân công, cải thiện thời gian chu kỳ đơn hàng và tăng độ chính xác khi lấy hàng, các doanh nghiệp có thể đạt được lợi thế cạnh tranh. Hiệu quả tăng lên có thể dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và doanh nghiệp quay lại. Lấy hàng theo cụm cũng có thể cho phép các doanh nghiệp mở rộng hoạt động của mình hiệu quả hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. ROI của các sáng kiến lấy hàng theo cụm có thể đáng kể, với thời gian hoàn vốn dao động từ sáu tháng đến hai năm. Việc tạo giá trị vượt ra ngoài tiết kiệm chi phí để bao gồm dịch vụ khách hàng được cải thiện, năng suất tăng lên và danh tiếng thương hiệu được nâng cao.
Tương lai của lấy hàng theo cụm có khả năng được định hình bởi những tiến bộ trong tự động hóa, trí tuệ nhân tạo (AI) và robot. Dự kiến sẽ có sự áp dụng ngày càng tăng của robot di động tự hành (AMR) và robot cộng tác (cobot) để tự động hóa quy trình lấy hàng. Các thuật toán được hỗ trợ bởi AI sẽ tối ưu hóa các tuyến đường lấy hàng theo thời gian thực, có tính đến các yếu tố như mức độ ưu tiên của đơn hàng, mức tồn kho và tình trạng tắc nghẽn của kho. Học máy sẽ được sử dụng để dự đoán các mô hình nhu cầu và tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho. Các xu hướng mới nổi bao gồm việc sử dụng kính thực tế tăng cường (AR) để hướng dẫn người lấy hàng và tích hợp lấy hàng theo cụm với hệ thống giao hàng bằng máy bay không người lái. Các tiêu chuẩn sẽ tiếp tục được cải thiện khi công nghệ phát triển và các phương pháp hay nhất được chia sẻ.
Việc tích hợp công nghệ thành công đòi hỏi một cách tiếp cận theo giai đoạn. Bắt đầu bằng việc nâng cấp WMS để hỗ trợ chức năng lấy hàng theo cụm. Tích hợp WMS với LMS để theo dõi hiệu suất của người lấy hàng và tối ưu hóa phân bổ lao động. Triển khai hệ thống quét RF hoặc lấy hàng bằng giọng nói để hướng dẫn người lấy hàng. Cân nhắc bổ sung các hệ thống xử lý vật liệu tự động (băng tải, hệ thống phân loại) để hợp lý hóa hơn nữa quy trình. Ngăn xếp được khuyến nghị bao gồm một WMS hiện đại, một LMS, các thiết bị quét RF/lấy hàng bằng giọng nói và có thể là AMR/cobot. Thời gian áp dụng khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của hoạt động, nhưng một lần triển khai điển hình có thể mất từ 6-12 tháng. Quản lý thay đổi là rất quan trọng; cung cấp đào tạo toàn diện và hỗ trợ liên tục cho nhân viên.
Lấy hàng theo cụm là một chiến lược thực hiện đơn hàng mạnh mẽ cho các doanh nghiệp tìm cách cải thiện hiệu quả, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Việc triển khai thành công đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, đầu tư vào công nghệ và cam kết quản lý thay đổi. Các nhà lãnh đạo nên ưu tiên độ chính xác của dữ liệu, phân bổ vị trí tối ưu và đào tạo nhân viên toàn diện để tối đa hóa lợi ích của cách tiếp cận này.
