Thời gian lưu giữ
Thời gian giữ hàng, trong thương mại, bán lẻ và logistics, đề cập đến khoảng thời gian một tài sản – thường là xe tải, container hoặc toa xe lửa – bị giữ lại vượt quá thời gian miễn phí quy định tại cảng, nhà ga, nhà kho hoặc trung tâm phân phối. 'Thời gian miễn phí' này là một thỏa thuận hợp đồng cho phép một khoảng thời gian hợp lý để bốc dỡ, dỡ hàng hoặc chuyển giao mà không phải chịu các khoản phí bổ sung. Quản lý thời gian giữ hàng một cách hiệu quả là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí chuỗi cung ứng tổng thể, hiệu quả và cuối cùng là lợi nhuận. Việc giữ hàng quá mức không chỉ làm tăng gánh nặng tài chính thông qua các khoản phí lưu container (demurrage) và phí lưu ngày (per diem) mà còn hạn chế việc sử dụng tài sản, giảm năng lực vận chuyển và tạo ra các điểm nghẽn lan truyền khắp toàn bộ mạng lưới.
Tầm quan trọng chiến lược vượt ra ngoài việc kiểm soát chi phí. Thời gian giữ hàng cao là dấu hiệu của sự kém hiệu quả trong các quy trình như lên lịch hẹn, nhận hàng, bốc dỡ và xử lý tài liệu. Việc giám sát và phân tích dữ liệu giữ hàng một cách chủ động cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về những điểm yếu hoạt động này, cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện sự hợp tác với các hãng vận tải và nhà ga, và nâng cao mức độ dịch vụ. Một chương trình quản lý thời gian giữ hàng vững chắc góp phần tạo ra một chuỗi cung ứng linh hoạt hơn, nhanh nhẹn hơn và lấy khách hàng làm trung tâm, mang lại lợi thế cạnh tranh trong thị trường đầy thách thức ngày nay.
Trong lịch sử, các khoản phí giữ hàng chủ yếu là một cơ chế để khuyến khích việc bốc dỡ toa xe lửa kịp thời, có từ cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20. Khi việc sử dụng container trở nên phổ biến vào giữa thế kỷ 20, các quy trình giữ hàng và phí lưu container đã phát triển để quản lý khối lượng container ngày càng tăng di chuyển qua các cảng. Ban đầu, trọng tâm là ngăn ngừa tắc nghẽn và đảm bảo sử dụng hiệu quả các cơ sở vật chất của cảng. Tuy nhiên, theo thời gian, việc giữ hàng đã trở thành một nguồn doanh thu đáng kể cho các cảng và hãng tàu biển, dẫn đến những lo ngại về tính công bằng và minh bạch. Sự trỗi dậy của chuỗi cung ứng toàn cầu và quản lý hàng tồn kho đúng lúc (just-in-time) vào cuối thế kỷ 20 và đầu thế kỷ 21 càng làm gia tăng áp lực phải giảm thiểu thời gian giữ hàng, thúc đẩy nhu cầu về các giải pháp theo dõi và quản lý tinh vi hơn.
Mặc dù các quy định cụ thể khác nhau tùy theo quốc gia và phương thức vận tải, một số nguyên tắc nền tảng chi phối việc quản lý thời gian giữ hàng. Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) đưa ra các hướng dẫn về các hoạt động giữ hàng công bằng và hợp lý, nhấn mạnh tính minh bạch và rõ ràng trong các thỏa thuận hợp đồng. Tại Hoa Kỳ, Ủy ban Hàng hải Liên bang (FMC) đã tăng cường giám sát các hoạt động giữ hàng và phí lưu container, ban hành các quy tắc để đảm bảo các khoản phí được tính toán một cách công bằng và không bị sử dụng như một công cụ ép buộc không đáng có. Các nguyên tắc quản trị tập trung vào việc cung cấp đủ thời gian cho các hoạt động hợp pháp (bốc hàng, dỡ hàng, kiểm tra) và cung cấp các cơ chế giải quyết tranh chấp rõ ràng. Việc tuân thủ đòi hỏi phải lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ, tính toán chính xác thời gian miễn phí và tuân thủ các điều khoản hợp đồng. Các tổ chức nên thiết lập các chính sách nội bộ phù hợp với các quy định liên quan và các phương pháp hay nhất của ngành, bao gồm các giao thức truyền thông rõ ràng với các hãng vận tải, nhà ga và các cơ quan quản lý.
Thời gian giữ hàng được tính từ khi hết thời gian miễn phí được phân bổ, thời gian này thay đổi tùy thuộc vào phương thức vận tải, thỏa thuận hợp đồng và địa điểm. Các thuật ngữ chính bao gồm phí lưu container (demurrage - các khoản phí giữ container vượt quá thời gian miễn phí tại cảng), phí lưu ngày (per diem - các khoản phí hàng ngày khi sử dụng container) và thời gian miễn phí (free time - khoảng thời gian được phân bổ để bốc/dỡ hàng mà không phải chịu phí). Việc đo lường thường được thể hiện bằng giờ hoặc ngày. Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) bao gồm Thời gian Giữ hàng Trung bình trên mỗi Container/Xe tải, Chi phí Giữ hàng so với Tổng chi phí Vận tải, Số lượng Tranh chấp Giữ hàng và Thời gian Quay vòng (Turnaround Time - tổng thời gian từ khi đến đến khi đi). Các tiêu chuẩn tham chiếu khác nhau đáng kể tùy theo ngành và khu vực, nhưng việc cố gắng giữ thời gian giữ hàng dưới 24-48 giờ đối với xe tải đường bộ và dưới 3 ngày đối với việc giữ container được coi là tối ưu. Việc đo lường chính xác đòi hỏi khả năng hiển thị theo thời gian thực về vị trí, trạng thái và lịch hẹn của tài sản, thường được hỗ trợ bởi Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) và hệ thống quản lý bãi (yard management systems).
Trong các hoạt động kho bãi và thực hiện đơn hàng, việc giảm thiểu thời gian giữ hàng cho xe tải vào và ra là rất quan trọng. Việc triển khai một hệ thống lên lịch hẹn mạnh mẽ tích hợp với Hệ thống Quản lý Bãi (YMS) cho phép lập kế hoạch trước cho các cửa bốc dỡ và luồng xe tải hiệu quả. Các bộ công nghệ thường bao gồm Hệ thống Quản lý Kho (WMS), TMS và YMS, thường được kết nối thông qua API. Các kết quả có thể đo lường được bao gồm giảm thời gian chờ của xe tải, tăng tỷ lệ sử dụng cửa bốc dỡ (mục tiêu 85-95%) và giảm chi phí giữ hàng (mục tiêu giảm 15-20%). Khả năng hiển thị theo thời gian thực về thời gian xe tải đến và đi, kết hợp với giao tiếp chủ động, giúp ngăn ngừa tắc nghẽn và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực. Phân tích dữ liệu có thể xác định các mô hình chậm trễ và chỉ ra các lĩnh vực cần cải tiến quy trình.
Từ góc độ đa kênh, thời gian giữ hàng quá mức có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Sự chậm trễ trong việc nhận hàng tại các trung tâm phân phối có thể dẫn đến hết hàng và chậm trễ trong việc thực hiện đơn hàng, ảnh hưởng đến ngày giao hàng đã hứa. Ngược lại, sự chậm trễ trong các lô hàng đi do việc giữ hàng của hãng vận tải có thể dẫn đến giao hàng trễ và sự không hài lòng của khách hàng. Khả năng hiển thị theo thời gian thực về toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm cả việc giữ hàng của hãng vận tải, cho phép các doanh nghiệp chủ động quản lý kỳ vọng của khách hàng và cung cấp ước tính giao hàng chính xác. Việc tích hợp dữ liệu giữ hàng vào các cổng thông tin hoặc ứng dụng di động hướng tới khách hàng có thể tăng cường tính minh bạch và xây dựng lòng tin. Giao tiếp chủ động về các sự chậm trễ tiềm ẩn, cùng với các lựa chọn giao hàng thay thế, có thể giảm thiểu tác động tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng.
Các khoản phí giữ hàng đại diện cho một thành phần chi phí đáng kể đối với nhiều doanh nghiệp, đòi hỏi phải theo dõi và đối chiếu chính xác. Việc tích hợp dữ liệu giữ hàng với các hệ thống tài chính cho phép tự động ghi nhận các khoản nợ phải trả và phân bổ chi phí chính xác. Việc duy trì hồ sơ chi tiết về các sự kiện giữ hàng, bao gồm tài liệu hỗ trợ, là rất quan trọng để tuân thủ các yêu cầu pháp lý và giải quyết tranh chấp. Các bảng điều khiển phân tích có thể cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng chi phí giữ hàng, xác định các hãng vận tải hoặc nhà ga có chi phí cao và nêu bật các lĩnh vực cần đàm phán. Khả năng kiểm toán được tăng cường thông qua việc ghi nhật ký dữ liệu tự động và kiểm soát phiên bản. Các khả năng báo cáo nên bao gồm chức năng phân tích sâu để phân tích chi phí giữ hàng theo phương thức, hãng vận tải,
