Định nghĩa

Quy trình làm việc kỹ thuật số (digital workflow) đề cập đến chuỗi các bước tự động hóa hoặc bán tự động hóa cần thiết để hoàn thành một quy trình kinh doanh cụ thể bằng cách sử dụng các công cụ và phần mềm kỹ thuật số. Thay vì phụ thuộc vào việc chuyển giao thủ công, tài liệu giấy tờ hoặc các hệ thống rời rạc, quy trình làm việc kỹ thuật số điều phối các tác vụ trên nhiều ứng dụng khác nhau, đảm bảo dữ liệu được luân chuyển liền mạch từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.

Tại sao nó quan trọng

Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, các quy trình thủ công là những nút thắt cổ chai. Quy trình làm việc kỹ thuật số loại bỏ những sự chậm trễ này bằng cách tiêu chuẩn hóa các hoạt động. Sự tiêu chuẩn hóa này dẫn đến giảm thiểu lỗi của con người, rút ngắn thời gian chu kỳ và tăng tính minh bạch về tình trạng của các tác vụ trong tổ chức.

Cách thức hoạt động

Về cốt lõi, một quy trình làm việc kỹ thuật số dựa vào hệ thống quản lý quy trình làm việc (WMS) hoặc nền tảng tích hợp. Hệ thống này xác định các tác nhân kích hoạt (ví dụ: gửi biểu mẫu, nhận email), lập bản đồ các bước cần thiết (ví dụ: phê duyệt, xác thực dữ liệu, thông báo) và giao các tác vụ cho người dùng hoặc hệ thống chính xác. Khi một tác nhân kích hoạt xảy ra, hệ thống sẽ thực thi đường dẫn được xác định trước, tự động chuyển tiếp dữ liệu và tác vụ.

Các trường hợp sử dụng phổ biến

Quy trình làm việc kỹ thuật số có thể áp dụng cho hầu hết mọi phòng ban. Các ví dụ phổ biến bao gồm quy trình tiếp nhận khách hàng tự động, xử lý và phê duyệt hóa đơn, yêu cầu dịch vụ CNTT (ticketing) và tiến trình từ khách hàng tiềm năng đến bán hàng trong các hệ thống CRM.

Lợi ích chính

• Tăng hiệu quả: Các tác vụ được hoàn thành nhanh hơn vì việc chuyển giao diễn ra tức thời.
• Giảm chi phí: Giảm thời gian dành cho việc nhập dữ liệu thủ công và chi phí hành chính giúp giảm chi phí hoạt động.
• Cải thiện tuân thủ: Quy trình làm việc thực thi các kiểm tra và phê duyệt cần thiết, tạo ra một dấu vết có thể kiểm toán để tuân thủ các quy định.
• Khả năng mở rộng: Các quy trình có thể xử lý khối lượng công việc tăng lên mà không cần tăng nhân sự tương ứng.

Thách thức

Việc triển khai quy trình làm việc kỹ thuật số không phải là không có trở ngại. Những thách thức ban đầu thường liên quan đến việc tích hợp các hệ thống cũ, đảm bảo quản trị dữ liệu trên các nền tảng và quản lý sự phản kháng thay đổi của tổ chức trong số những nhân viên đã quen với các phương pháp thủ công.

Các khái niệm liên quan

Khái niệm này có mối liên hệ chặt chẽ với Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM), Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) và các chiến lược Chuyển đổi Số tổng thể.