Định nghĩa

Quy trình làm việc doanh nghiệp (Enterprise Workflow) đề cập đến một chuỗi các tác vụ, quyết định và hoạt động có cấu trúc, có thể lặp lại mà một tổ chức thực hiện để đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Các quy trình làm việc này trải rộng qua nhiều phòng ban, hệ thống và vai trò của con người trong toàn bộ doanh nghiệp. Chúng chuyển đổi các yêu cầu kinh doanh trừu tượng thành các quy trình có thể hành động, tự động hóa hoặc bán tự động hóa.

Tại sao điều này lại quan trọng

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, phức tạp, các quy trình thủ công thì chậm chạp, dễ xảy ra lỗi và không thể mở rộng. Việc triển khai các quy trình làm việc doanh nghiệp mạnh mẽ đảm bảo tính nhất quán, tuân thủ và tốc độ. Nó cho phép các tổ chức vượt ra khỏi các hoạt động biệt lập để hướng tới việc thực thi kinh doanh tích hợp, từ đầu đến cuối, tác động trực tiếp đến lợi nhuận.

Cách thức hoạt động

Các hệ thống quy trình làm việc doanh nghiệp (thường là một phần của các bộ giải pháp Quản lý Quy trình Kinh doanh hay BPM) lập bản đồ luồng quy trình bằng các mô hình trực quan. Khi một sự kiện kích hoạt xảy ra (ví dụ: một khách hàng tiềm năng mới, việc nộp hóa đơn), hệ thống sẽ tự động chuyển nhiệm vụ đến người hoặc hệ thống chính xác. Quy trình tiếp tục qua các giai đoạn được xác định—phê duyệt, xác thực dữ liệu, thực thi tác vụ—cho đến khi mục tiêu đã định được đáp ứng. Tự động hóa xử lý các bước lặp đi lặp lại, trong khi sự can thiệp của con người được dành cho việc ra quyết định phức tạp.

Các trường hợp sử dụng phổ biến

• Từ Đơn hàng đến Thu tiền (Order-to-Cash): Tự động hóa toàn bộ chu trình từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hoàn thành, xuất hóa đơn và thu tiền.
• Nhập/Thôi việc Nhân viên (Employee Onboarding/Offboarding): Quản lý chuỗi các tác vụ của bộ phận Nhân sự, cấp phát CNTT và thu hồi quyền truy cập cho nhân viên mới hoặc nhân viên nghỉ việc.
• Quản lý Sự cố (Incident Management): Chuyển tiếp các phiếu hỗ trợ CNTT dựa trên mức độ nghiêm trọng, giao chúng cho nhóm phù hợp và theo dõi thời gian giải quyết.
• Phê duyệt Tài liệu: Tiêu chuẩn hóa quy trình luân chuyển và ký duyệt cho các hợp đồng, báo cáo chi phí hoặc thay đổi chính sách.

Lợi ích chính

• Tăng hiệu quả: Loại bỏ các bước dư thừa và giảm đáng kể thời gian chu kỳ.
• Giảm rủi ro vận hành: Buộc tuân thủ các kiểm tra và quy trình tiêu chuẩn, giảm thiểu lỗi của con người.
• Cải thiện khả năng hiển thị: Cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực về trạng thái của bất kỳ quy trình nào, cho phép quản lý chủ động.
• Khả năng mở rộng: Cho phép doanh nghiệp xử lý khối lượng công việc tăng lên mà không cần tăng nhân sự tương ứng.

Thách thức

Những trở ngại chính bao gồm sự phức tạp ban đầu trong việc lập bản đồ quy trình, sự phản kháng thay đổi từ nhân viên đã quen với các phương pháp thủ công, và nhu cầu tích hợp sâu giữa các hệ thống CNTT cũ. Các quy trình làm việc được thiết kế kém có thể tự động hóa sự kém hiệu quả, khiến quy trình nhanh hơn nhưng không tốt hơn.

Các khái niệm liên quan

Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM), Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA), Trí tuệ Kinh doanh (BI), Chuyển đổi Số.