Verifique la elegibilidad laboral de forma inmediata.
Nuestro módulo de verificación I-9 garantiza el cumplimiento estricto de las leyes federales de elegibilidad para el empleo mediante la automatización de la recopilación y validación de los datos del formulario I-9. Diseñado específicamente para profesionales de recursos humanos, esta función optimiza el proceso de selección al integrarse con bases de datos gubernamentales para confirmar el estatus de ciudadanía o de autorización de trabajo en tiempo real. A diferencia de las herramientas de cumplimiento general, se enfoca exclusivamente en el proceso de verificación, eliminando errores manuales y reduciendo los riesgos de auditoría. Al centralizar esta función crítica de contratación, las organizaciones pueden incorporar a candidatos calificados de manera más rápida, manteniendo el pleno cumplimiento normativo sin comprometer los estándares de seguridad o privacidad.
El sistema genera automáticamente copias digitales seguras de los formularios I-9 completados, garantizando que la documentación confidencial de los empleados se almacene en un entorno encriptado y conforme a las normativas, al que solo tienen acceso el personal de recursos humanos autorizado.
La integración con servicios de verificación de identidad de terceros permite la comparación inmediata de los datos de los candidatos, lo que reduce significativamente el tiempo necesario para confirmar la elegibilidad laboral antes de que comience el proceso de incorporación.
Los registros de auditoría integrados rastrean cada paso de la verificación, proporcionando un registro histórico claro que cumple con los requisitos de inspección gubernamentales y simplifica la justificación del cumplimiento durante las revisiones regulatorias.
Capacidades de verificación del núcleo.
Generación y gestión automatizadas de formularios y flujos de trabajo que guían a los usuarios a través de cada paso necesario del proceso I-9, minimizando las dificultades.
Validación en tiempo real frente a bases de datos federales para identificar inmediatamente cualquier discrepancia, evitando así la aceptación de candidatos no elegibles.
Almacenamiento seguro de documentos con controles de acceso basados en roles para proteger la información confidencial de los empleados contra el acceso no autorizado.
Métricas operacionales.
Momento de verificar.
Tasa de aprobación de las auditorías de cumplimiento.
Reducción de errores manuales.
Key Features
Generación automatizada de formularios.
Crea automáticamente formularios electrónicos de I-9 seguros, guiando a los usuarios a través de las secciones requeridas con una mínima intervención manual.
Validación de base de datos en tiempo real.
Verifica de forma inmediata la información de los candidatos comparándola con fuentes federales para confirmar el estatus de ciudadanía o autorización de trabajo.
Almacenamiento seguro de documentos.
Cifra y almacena documentos confidenciales de I-9, aplicando estrictos controles de acceso limitados al personal de recursos humanos autorizado.
Registro de seguimiento de auditoría.
Registra cada acción de verificación y decisión tomada, facilitando su revisión durante inspecciones gubernamentales o auditorías internas.
Integración de flujos de trabajo.
Se integra perfectamente con los sistemas de seguimiento de candidatos existentes para extraer automáticamente los datos de los candidatos, lo que reduce la necesidad de ingresar información manualmente.
Activa notificaciones automáticas cuando la verificación se completa o cuando se detectan discrepancias que requieren una revisión manual.
Genera informes de cumplimiento que pueden exportarse directamente para su presentación ante las autoridades reguladoras, eliminando la necesidad de compilación manual.
Ideas clave.
Mitigación de riesgos.
Reduce significativamente el riesgo de contratar empleados no elegibles al detectar errores antes de que se complete el proceso de contratación.
Ganancias de eficiencia.
Reduce el tiempo de verificación manual en más del 60% mediante la automatización y la comparación de datos en tiempo real.
Preparación para auditoría.
Proporciona registros de auditoría completos que cumplen fácilmente con los requisitos de inspección de OSHA y DHS.
Module Snapshot
Diseño de sistemas.
Capa de entrada de datos.
Recopila de forma segura la información de los candidatos y los datos de los formularios desde la interfaz de usuario o los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) integrados.
Motor de validación.
Procesa datos en función de las regulaciones federales y bases de datos de terceros para determinar el estado de elegibilidad de forma inmediata.
Capa de almacenamiento seguro.
Cifra los documentos de I-9 verificados y mantiene registros de auditoría inalterables para el cumplimiento normativo.
