サプライヤーの税務コンプライアンスを効率化する。
このモジュールにより、AP担当者は、Bookkeeper内で直接、サプライヤーのW-9税務申告書を効率的に収集、保管、管理することができます。この重要な書類の収集プロセスを一元化することで、組織は、支払い処理や請求書作成前に、正確な納税者識別情報を確保することができます。システムは、不足している書類に関するリマインダーを自動化し、サプライヤープロファイルとシームレスに連携することで、完全な監査証跡を維持します。この機能は、米国の税法遵守を維持し、不完全な納税者データに関連するペナルティを回避するために不可欠です。
W-9管理ツールは、経理担当者が、有効なW-9フォームを提出していない取引先に対して、情報収集のリクエストを開始できる専用の作業スペースを提供します。ユーザーは、メールまたはポータルへのログインを通じて、安全なデジタルフォームを直接取引先に送信でき、手作業による処理なしに、必要な情報が適切な担当者に確実に届きます。
受信したW-9書類は、自動的に解析され、Bookkeeperのベンダーマスターレコードに保存されます。これにより、紙媒体での保管が不要になり、請求書作成時や支払い処理時に、納税者番号（TIN）を瞬時に参照できるようになります。
システムには、ベンダーのW-9情報が不足または最新でない場合に警告を発する、組み込みのコンプライアンスチェック機能が搭載されています。この機能により、経理担当者は取引を完了する前に問題点を把握でき、適切な源泉徴収データがないままの誤った支払いを防ぎ、年末の監査準備を簡素化します。
主要な機能群
ベンダーのW-9ステータスが未完了とマークされた場合、自動メールによるリマインダーが送信され、迅速な提出を促し、事務処理にかかる負担を軽減します。
安全なドキュメントアップロード機能により、取引先は署名済みのW-9フォームを電子的に提出でき、事業名やEINなどの必須項目について、自動的に検証が行われます。
統合された検索機能により、AP担当者は、ベンダーID、名称、または税務分類に基づいて、特定のW-9記録を迅速に検索し、監査時の迅速な確認を可能にします。
運用指標
W-9データが完全に揃っている取引先の割合。
不足書類の収集にかかる平均時間.
税務コンプライアンスに関する警告の発生件数。
Key Features
デジタルフォームの配布.
安全でブランド化されたW-9フォームの収集メールを、ワンクリックで追跡できる機能とともに、直接取引先にお送りします。
自動データ解析
アップロードされたPDFファイルから、納税者番号（TIN）や会社情報を抽出し、ベンダー情報を自動的に入力します。
不足書類に関するお知らせ
サプライヤーに必要となる税務情報が不足している場合、経理担当者に対して、事前に通知を行います。
監査ログ記録
各取引先レコードについて、フォームリクエスト、送信、および更新履歴をすべて網羅的に記録します。
統合による利点
請求モジュールとシームレスに連携し、検証済みの税務データがない場合は、いかなる支払いも処理されないことを保証します。
該当する場合、給与システムと連携し、すべての財務業務において一貫性を維持します。
必要に応じて、大量のW-9レポートを外部の税務ソフトにエクスポートできる機能を提供します。
主なポイント
コンプライアンスリスクの低減.
支払いの前に、すべての取引先が有効な納税者番号を保有していることを確認することで、IRS（米国国税庁）からのペナルティのリスクを最小限に抑えます。
事務効率
手作業によるデータ入力や書類の整理にかかる時間を削減し、経理担当者がより重要度の高い業務に集中できるようになります。
データ精度
納税者情報が、会計年度を通じて常に最新かつ正確に保たれるようにし、信頼性の高い報告を可能にします。
Module Snapshot
システム設計
サプライヤー情報統合
W-9のデータを直接、マスターベンダーレコードに紐付け、取引時に瞬時に情報を取得できます。
文書保存エンジン
署名済みの書類を、バージョン管理とアクセスログ機能を備えて安全にアーカイブし、規制要件への準拠を確保します。
ワークフロー自動化
あらかじめ設定された収集スケジュールと閾値に基づいて、ステータス更新とリマインダーを自動的に実行します。
